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  • Francesca Togni

Time Management: la gestione efficace del tuo tempo

“La mia vita è un caos”.

Questa è la frase che più spesso si sente pronunciare da un imprenditore. Ed anche: “ci vorrebbe una giornata fatta di 48 ore”, “non so quando farlo”, “tempo per me? Un sogno lontano”.

Ma tu che lavoro fai, l’imprenditore o il tuttofare?

Gestire efficacemente il proprio tempo è vero, non è cosa facile, ci vuole molta organizzazione e obiettivi chiari e precisi, ma non è impossibile!

Il nostro tempo è prezioso e bisogna farne buon uso altrimenti ci ritroveremo inevitabilmente a trascurare alcune cose importanti per la nostra vita come la famiglia, gli amici, la moglie/marito, il tempo per ricaricarci.

Per gestire al meglio il tempo a disposizione bisogna mettere in atto fin da ora delle azioni pratiche che, se effettuate con costanza, possono fare la differenza. Vediamo quali:


1. Acquista ed usa l’agenda.

Sembra banale ma avere un’agenda con su scritte le priorità ti aiuterà ad organizzare la giornata e ad avere chiaro davanti i tuoi occhi ciò che devi fare. Segnare in agenda gli impegni ti consentirà anche di non dimenticare il da farsi e di non sovrapporre gli appuntamenti e le priorità.


2. Riserva del tempo per fare oggi quello che farà una grande differenza domani.

Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo che hai a disposizione. Se hai tre ore per preparare una presentazione, impiegherai esattamente tutto il tempo a disposizione, per cui, se non riservi espressamente del tempo per occuparti della tua formazione, della ricerca e sviluppo, del marketing, il lavoro operativo consumerà tutto il tuo tempo e non ti rimarrà spazio per dedicarti alle attività che rendono la tua azienda più competitiva.


3. Usa le liste.

E’ comprovato che scrivere una lista di tutte le cose da fare in un determinato giorno aumenta la produttività del 15/20%. Quindi compila una lista giornaliera o settimanale dei tuoi impegni e portala sempre con te.


4. Fallo Subito!

Se un’attività richiede meno di 5 minuti falla subito e non rimandarla. E’ più economico in termini di tempo farla subito che non segnarla in agenda, iniziarla e poi interromperla. Se ad esempio fai un colloquio e rimani d’accordo con il candidato che gli invierai una relazione, falla immediatamente, non appena esce dal tuo ufficio. Se la rimandi quella che inizialmente era un’attività da 5 minuti potrebbe diventare un impegno che ne richiede 30.


5. Il tempo che senti di avere a disposizione si espande o si contrae in base al tuo stato d’animo.

Quando hai la sensazione di non avere tempo è perché, di fatto, stai inseguendo gli obiettivi di qualcun altro. Per cui fermati, e ragiona su cosa davvero vuoi fare tu!

Troverai grande giovamento facendo questo esercizio.

Inoltre, quando pensi di non aver tempo a disposizione è perché in qualche modo, a livello psicologico, ha smesso di essere il vero se stesso, ti stai facendo condizionare dagli altri, dalle circostanze, dalle urgenze e stai cercando di essere qualcuno che non sei.


6. Non fare il lavoro dei tuoi collaboratori.

Per quanto tu possa esserne fortemente tentato, non devi svolgere tu il lavoro dei tuoi collaboratori, a meno che non si tratti di una reale urgenza.

Quindi dirigi le email che ricevi che riguardano i tuoi collaboratori alla persona giusta, se vieni contattato telefonicamente spiega che ne parlerai con la persona che se ne occupa. Devi tornare a fare il tuo lavoro: l’Imprenditore.


7. Se ti trovi a perdere tempo identifica cos’è che ti ha demotivato.

A volte ti ritrovi a vagare su Facebook, Google o Youtube perdendo tempo, controlli cosa fanno i tuoi vecchi compagni di scuola o guardi video sulla probabilità di una Terza Guerra Mondiale… in quei momenti sappi che c’è qualcosa che ti ha demotivato. Può essere una persona, qualcosa accaduta in azienda o nella tua vita personale che non ti è andata giù. Dopo aver controllato che gli alieni non approderanno sulla Terra questo mese, identifica cosa c’è che non va. Le grandi aziende non si costruiscono spendendo ore su Facebook!


8. Stabilisci un momento sacro in cui pianificare.

Che sia il sabato sera o la domenica mattina, dedica un momento alla pianificazione della settimana in arrivo. In questo momento potrei riflettere sui progetti in atto, stabilire le priorità, fare le liste e tutto ciò che riguarda la pianificazione strategica delle tua azienda.


9. Impara a dire di NO.

Impara a dire “no” a ciò che non si allinea con i tuoi obiettivi.

Impara a dire “no” alle persone demotivanti (quelle che ti rubano tempo, quelle che non si comportano correttamente con te, quelle che pretendono e non danno, quelle che ti fanno sentire inadeguato)

Impara a dire “no” a chi ti tratta male; ricorda che sei un essere prezioso.

Impara a dire “no” al tuo passato e “si” al tuo futuro.


10. Affiancati di professionisti efficaci.

Cerca di lavorare sempre con i migliori professionisti: i migliori consulenti del lavoro, i migliori commercialisti, i migliori avvocati, i migliori esperti del real estate o di marketing.

Riconosci un professionista che dovresti cambiare dal fatto che ti crea problemi invece di dirti “tranquillo, me ne occupo io”; se è così, devi cambiare, perché questo tipo di figure ruberanno il tuo tempo invece di sollevarti da incarichi che non ti competono.


In conclusione, devi sempre tenere a mente qual è il tuo lavoro. Tu sei un imprenditore, non il tuttofare della tua azienda. Tu sei la mente, il motore della tua impresa per cui devi lavorare per far sì che questa decolli, devi scegliere la strategia, leggere i risultati, pianificare le mosse future. Se continui a svolgere mansioni operative, chi sarà alla guida della tua azienda? Probabilmente la risposta è nessuno.

Una gestione del tempo efficace, insieme alla scelta dei collaboratori giusti ti consente di gestire efficacemente anche la tua azienda.

E allora, che aspetti?

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